Sala weselna- najważniejsze informacje

Wybór miejsca, w którym chcemy zorganizować swoje przyjęcie weselne to pierwszy krok na liście ślubnych zadań, od którego uzależnione są dalsze działania. Jednak przed podjęciem ostatecznej decyzji narzeczeni powinni wziąć pod uwagę kilka kluczowych elementów i sprawdzić szczegółowo ofertę obiektu. Na co zwrócić uwagę przy wyborze sali znajdziecie we wskazówkach w poniższym tekście 🙂

Spójność z wizją pary młodej

Rzecz od której powinniście rozpocząć wyszukiwanie sal to zadanie sobie pytania, czy macie konkretną wizję swojej uroczystości. Czy chcecie, żeby było to np. rustykalne wesele w otoczeniu przyrody lub może eleganckie przyjęcie w stylu glamour. Wiadomo, że jeśli wybierzecie to drugie nie będziecie brali pod uwagę drewnianych sal, folwarków, etc. Wówczas Wasza lista się znacznie zawęża.

• 

• 

Planowana liczba gości

Bardzo ważny czynnik, który potrafi  bardzo zawęzić listę potencjalnych sal. Oczywiście może się zdarzyć, że część zaproszonych gości odmówi udziału, ale nigdy nie powinniśmy brać tego za pewnik. Sala powinna zapewniać swobodę zarówno przy stołach, jak i na parkiecie.

• 

• 

Położenie

Kolejny czynnik, który powinniście rozważyć to położenie obiektu- w samym mieście bądź w okolicach, wśród natury i zieleni. Jeśli w tej kwestii jest Wam obojętnie na listę wpisujecie sale z obu tych kategorii 🙂

• 

Baza noclegowa

W przypadku wesel, na których sporo gości jest przyjezdnych i będzie potrzebowało noclegu niezwykle ważne jest zapewnienie im takiej możliwości. Nawet jeśli Wasz budżet nie uwzględnia noclegów dla gości byłoby miło, gdybyście znaleźli taki obiekt, w którym będą mogli oni wykupić noclegi na własną rękę. Jeśli sama sala nie ma wystarczającej bazy noclegowej, warto rozejrzeć się po najbliższej okolicy i sprawdzić, czy w pobliżu są inne obiekty noclegowe, które będzie można polecić gościom.

Za mała baza noclegowa to niestety bardzo częsty argument, przez który wyklucza się wiele miejsc. Jeśli wesele odbywa się w centrum miasta nie stanowi to problemu, jednak w sytuacji, kiedy jesteśmy na zupełnym „odludziu” może być to duży minus.

• 

Menu

Przed dokonaniem wyboru warto zapoznać się z menu oferowanym przez salę. I nie mam tu na myśli wyłącznie przeczytania załącznika z menu, ale spróbowanie wybranych dań. Znacznym ułatwieniem jest, kiedy poza salą mamy również restaurację, w której można umówić się na degustację. Jeśli nie ma takiej sposobności warto ustalić  mini degustację/możliwość zakupu dań przy okazji organizowanej przez salę uroczystości.

Pamiętajmy, że dobre jedzenie to podstawa przyjęcia weselnego. I niekoniecznie wyznacznikiem jest tutaj ilość, pod którą uginają się stoły, ale jakość dań. Obecnie goście weselni oczekują nieco więcej od posiłku niż klasyczny de volaj  😉 Podróżujemy po świecie, próbujemy różnych kuchni, w związku z czym zmieniły się też gusta kulinarne. Oczywiście wszystko trzeba wypośrodkować i dostosować do swoich gości, których najlepiej zna para młoda.

Będąc przy kosztach menu dobrze sprawdzić jaki jest jego koszt menu dla obsługi technicznej (fotograf, zespół/Dj, etc.) oraz dla najmłodszych.

• 

Oferta obiektu weselnego

Poza podstawowym kosztem, czyli menu należy przeanalizować również dodatkowe elementy niezbędne do organizacji wesela. Poniżej znajdziecie ich wykaz.

Woda, napoje niegazowane oraz gazowane- wiele sal przedstawia parom młodym pakiety, które uwzględniają również napoje. Warto je przekalkulować. Często koszt napojów na osobę wydaje nam się wysoki, jednak pomyślcie, czy przed ślubem będziecie mieli czas i energię, aby jeszcze jeździć po sklepach i nosić ciężkie butelki. Sumując Wasz czas i koszty takie jak paliwo możecie tak naprawdę wiele nie zyskać. Jeśli decydujecie się na napoje z sali dopytajcie dokładnie, w czym są one podawane i w jakiej wielkości butelkach. Wielkie kolorowe plastikowe butelki niestety bardzo szpecą pięknie udekorowane stoły weselne…

Wino musujące/prosecco na pierwszy toast– bardzo dużo obiektów w cenie menu oferuje lampkę wina musującego (nie jest to na pewno szampan ;)) na tzw. wejście. Upewnijcie się, czy ten koszt leży po Waszej stronie czy też sali. Jeśli zależy Wam na konkretnym trunku wówczas zapytajcie, co serwuje sala i jakie są możliwości modyfikacji.

Ciasta/słodkości/słodki stół- kolejnym elementem są słodkości. Niektóre obiekty oferują tylko ciasta (niekiedy w cenie menu, niekiedy dodatkowo płatne), a niektóre z kolei większy zasób słodkości. Warto sprawdzić, czy są one pieczone na miejscu czy też zamawiane w cukierni. Jeśli wiecie, że chcecie słodki stół z konkretnej cukierni lepiej zdecydować się na całość słodkości (łącznie z ewentualnym ciastem) z jednego miejsca. Wówczas możecie podjąć próbę negocjacji i oferowane w cenie ciasto zastąpić czymś innym.

Tort – tutaj sytuacja wygląda podobnie jak w punkcie powyżej. Osobiści uważam, ze tort to ważny element wesela i powinien nie tylko być smaczny, ale również wyglądać pięknie jeśli ma mieć swoje odrębne „wejście”. Koniecznie sprawdźcie jaki tort oferuje lokal (ponownie: swój czy z cukierni) oraz uwaga – jak go podaje. Obecnie unika już się metalowych stelaży, które kojarzą nam się z poprzednią epoką 😉 Czasami to walka z wiatrakami, ale byłoby również świetnie, gdyby zamiast metalowego wózka z bardzo niefajnymi rączkami, został on podany po prostu na stoliku (okrągłym lub prostokątnym) odpowiednio nakrytym i udekorowanym.

Ukryte koszty

Warto pamiętać, że koszt sali to nie tylko menu (czyli tzw. talerzyk) to również wiele innych pozycji, które nie zawsze są oczywiste dla narzeczonych. Warto sprawdzić i dopytać o wszystkie koszty, aby móc je porównać. Bardzo często zdarza się, że para młoda zachęcona niższą ceną menu decyduje się właśnie na tę salę. Jednak niekiedy jest to pozorna oszczędność. Może być to różnica 20 lub 30 zł na osobie, ale jak przyjrzymy się wszystkim kosztom może się okazać, że poza samym menu obiekt niewiele nam oferuje. Natomiast w tej nieco wyższej cenie możemy mieć wiele dodatkowych rzeczy, które i tak będziemy musieli dokupić marnując dodatkowo przy tym swój czas i paliwo.

Najczęściej występujące koszty ukryte to:

Opłata korkowa, czyli opłata naliczana od każdej butelki alkoholu niezakupionej w lokalu. Niektóre sale nie pozwalają na wnoszenie własnego alkoholu i musimy opierać się na tym, co one oferują. Inne natomiast pozwalają, ale wówczas naliczają opłatę, czyli właśnie korkowe. Jego wysokość jest zróżnicowania w zależności od lokalu (zazwyczaj od 5 do 15 zł). Są i takie, które nie stawiają w tej kwestii żadnych ograniczeń. Kolejna ważna kwestia to roznoszenie alkoholu. Opłata korkowa nie zawsze jest jednoznaczna z roznoszeniem alkoholu przez kelnerów, więc lepiej to wcześniej dograć.

Opłata talerzykowa – w niektórych obiektach możecie spotkać się i z taką opłatą. Dotyczy ona usługi podania i pokrojenia tortu, który zakupiony został poza salą. Opłata ta obejmuje zastawę niezbędną do podania tortu.

Opłata za dodatkowe godziny trwania wesela- bardzo często umawiamy się z lokalem na konkretną godzinę zakończenia imprezy weselnej. Warto dopytać się, co w sytuacji przedłużenia zabawy, czy dodatkowe godziny są płatne, a jeśli tak to ile. Oczywiście nie muszę dodawać, że trzeba to również zawrzeć w umowie 😉

Dodatkowe atrakcje– bardzo często za dodatkowe atrakcje, np. drink bar pobierana jest specjalna opłata. Powiem szczerze, że jest to rzecz, która mi osobiście bardzo się nie podoba. Taka opłata w jawny sposób ogranicza wybór pary młodej i niekiedy zmusza ją do skorzystania wyłącznie z oferty sali.

• 

Wyposażenie

Sala to nie tylko jedzenie, napoje i alkohol. To także całe wyposażenie techniczne oraz zastawa, w których również warto mieć orientację.

Stoły -sprawdźcie jakie stoły posiada obiekt, okrągłe czy prostokątne. Jeśli są tylko prostokątne, a Waszym marzeniem są okrągłe dogadajcie czy jest możliwość ich ustawienia na sali oraz czy jest to przestrzennie możliwe (pamiętajcie, że okrągłe stoły zajmują więcej miejsca). Uwaga- niekiedy może zdarzyć się dodatkowa opłata za wyniesienie obecnych stołów lub ich przechowanie.

Krzesła- wszystko zależy od wystroju, który planujecie. Jeśli krzesła same w sobie są ładne proponuję zostawić bez żadnych okryć/pokrowców. Niestety najczęściej krzesła na salach wymagają zakrycia, ponieważ są zniszczone i brudne lub zwyczajnie nie nadają się do pokazywania. W takiej sytuacji trzeba się upewnić, czy sala posiada pokrowce (i oczywiście jakie), czy są one w cenie, czy też dodatkowo płatne.

Tkaniny– to przede wszystkim obrusy i serwetki. Jeśli będziecie bazowali na tych z sali dobrze je zobaczyć na żywo.

Zastawa– warto wybrać się na salę weselną w weekend, kiedy będzie w niej odbywała się uroczystość tak, aby móc zobaczyć przygotowane już stoły wraz z zastawą i sposobem jej ułożenia.

• 

Dekoracje oferowane przez salę

To punkt, w którym byłabym bardzo ostrożna 😉 Niekiedy pary młode biorą za dobrą monetę dekoracje oferowane przez obiekt, jednak należy dopytać co konkretnie możemy otrzymać w danej kwocie. Osobiście spotkałam się może ze dwa razy z dobrze wyglądającymi dekoracjami, które przygotowali pracownicy sali, ale musimy mieć świadomość, że są one wtedy zazwyczaj dodatkowo płatne, jak normalna usługa dekoracji. Dekoracje w cenie menu nie wróżą zazwyczaj nic dobrego. Często są to sztuczne kwiaty (dla mnie zgroza!) lub kilka malutkich wazoników, świece i serwetki. Jeśli zależy Wam na większym efekcie lepiej zająć się tym na własną rękę. Oczywiście warto wykorzystać elementy, które i tak macie w cenie i jeśli pasują do całości odpowiednio je wkomponować.

• 

• 

Kwestie organizacyjne

Z rzeczy, które powinniście jeszcze sprawdzić to np. ile kelnerów będzie obsługiwało Wasze wesele i na ile osób przypada jeden kelner. Ktoś mógłby pomyśleć a po co mi taka informacja. Da Wam ona pewien obraz obsługi oraz sprawności pracy podczas Waszej uroczystości. Zbyt mała liczba kelnerów spowolni podawanie posiłków, co może wpłynąć na niezadowolenie gości oraz opóźnienia w planie.

Ważnym aspektem jest również klimatyzacja. Szczególnie latem. Będąc przy lecie warto wspomnieć o dodatkowym zasilaniu. Jest to rzecz, która mało komu przyjdzie do głowy. A jednak słyszałam już o uroczystościach, gdzie np. podczas burzy wysiadło zasilanie i wszystkie potrawy w mig się rozpłynęły od upału… Dodatkowe zasilanie/agregator jest naprawdę mile widziane!

Dobrze jest też się upewnić, czy w lokalu jest pomieszczenie na ewentualne animacje dla dzieci jeśli pogoda nie będzie sprzyjała zabawom na zewnątrz (warto się upewnić, czy za takie pomieszczenie są dodatkowe opłaty) oraz czy przy lokalu jest wyznaczone miejsce dla palących.

Jedną z kwestii organizacyjnych jest również odbiór jedzenia po weselu. Trzeba ustalić wcześniej, kiedy spakowane zostaną dania, które pozostały i czy sala zapewnia Wam pojemniki do tego potrzebne.

Umowa

Ostatni, ale najważniejszy punkt! Wszystko, o czym przeczytacie w tym artykule bezwzględnie powinniście zawrzeć w umowie. Sytuacja, w której jej nie macie a podpisujecie umowy z pozostałymi podwykonawcami jest zdecydowanie nieakceptowalna. Koszty związane z salą to naprawdę nie mały wydatek, a umowa jest Waszą gwarancją.

Należy w niej wpisać wszystkie wytyczne i szczegóły, które ustaliliście z menagerem. Jeśli decydujecie się dodatkowo na noclegi to również trzeba to uwzględnić (ile pokojów, w jakim przedziale cenowym, czy ze śniadaniem, od której doba hotelowa, etc.). Nigdy nie powinniście godzić się na podpisywanie umowy na gorąco na spotkaniu. Powinna ona zostać Wam przesłana na adres e-mail, tak żebyście mogli na spokojnie się zapoznać i wprowadzić ewentualne zmiany.

Co więcej umowa z obiektem weselnym powinna zawierać takie elementy, jak podział i sposób płatności oraz ewentualne kary umowne. Uwzględniamy także zróżnicowane ceny menu (dzieci, obsługa), dodatkowe godziny, maksymalny czas określenia ostatecznej liczby gości, dodatkowe opłaty (korkowe, talerzykowe), ewentualne poprawiny.

Szczególnie należy uważać na zapis, który niejednokrotnie pojawia się w umowach sal weselnych, a mianowicie możliwe ewentualne podwyżki cen menu. Osobiście pilnując umów dla moich par zazwyczaj nie zgadzam się na taki zapis. Jeśli jednak nie ma takiej możliwości należy ściśle określić zakres potencjalnego wzrostu cen oraz zasady wprowadzenia podwyżek, aby przed weselem nikt nie zaskoczył Was np. podwyżką o 50 zł na osobie.

Uwierzcie, że nie raz słyszałam już historie o zdublowani terminów w salach…Dobrze skonstruowana umowa na pewno zaoszczędzi Wam wiele stresów.

• 

Wybór dobrej sali weselnej spełniającej Wasze oczekiwania, z odpowiednio rozbudowaną infrastrukturą to niemałe wyzwanie. Warto się do niego przyłożyć, aby uniknąć niepotrzebnych komplikacji i rozczarowań. Pamiętajcie, że dobry obiekt weselny to w dużym stopniu gwarant udanego wesela! Jeśli macie problemy i wątpliwości wówczas najlepiej zwrócić się do konsultanta ślubnego, który doskonale zna pułapki, wszystkie plusy i minusy danych obiektów.

•